zomerfestival 15 - 29 augustus 2020 afgelast

Secretaris Bestuur Stichting Zeister Muziekdagen

 

Introductie organisatie

De Zeister Muziekdagen organiseert sinds 1990 iedere zomer een kamermuziekfestival van twee weken met concerten van hoog internationaal niveau en masterclasses die worden gevolgd door studenten uit de hele wereld. In 2019 vierden we ons 30-jarig bestaan! Met het Lenteconcert in het voorjaar en het kamermuziekfestival in de zomer brengt de Zeister Muziekdagen jaarlijks ruim 5.000 mensen in contact met prachtige muziek. Wij prijzen ons gelukkig met artistiek leider Alexander Pavlovsky, eerste violist van het wereldberoemde Jerusalem Quartet. Het festival vindt plaats in de sfeervolle ambiance van de kerk van de Evangelische Broedergemeente Zeist.

Naast inkomsten uit de kaartverkoop en de subsidie van de gemeente Zeist zijn bijdragen van fondsen, sponsoren en donateurs, zoals bijvoorbeeld de Vrienden van de Zeister Muziekdagen, noodzakelijk om de concerten en masterclasses mogelijk te maken. De fondsenwerving doen we samen met een fondsenwervingsbureau. De Stichting werkt voornamelijk met vrijwilligers en het bestuur heeft de rol als een ‘werkbestuur’.

Voor het bestuur zijn we op zoek naar een (onbezoldigde) secretaris voor ongeveer 8 uur per week. De huidige secretaris zal per april 2021 haar functie neerleggen en we willen graag een nieuwe secretaris de gelegenheid bieden om rustig in te stromen, door het festival van 2020 alvast langs de zijlijn te kunnen meebeleven.

 

Wij bieden

  • Een prettige en goed georganiseerde werkomgeving voor een festival dat steeds meer naam en faam krijgt en grote waardering kent in Zeist en daarbuiten
  • Een hecht bestuur met een goede samenwerking. Op dit moment bestaat het bestuur uit zes leden
  • Een betrokken groep van ongeveer 30 vrijwilligers die met passie bijdragen aan de organisatie van het festival
  • Voor en na het festival een gezellige bijeenkomst met alle vrijwilligers.

 

Taakomschrijving

Secretaris in het bestuur

  • Stelt (in samenspraak met de voorzitter) de agenda op en verzamelt alle relevante stukken, waarbij aangedragen punten van alle bestuursleden worden opgenomen in de agenda
  • Is aanwezig bij de maandelijkse bestuursvergaderingen en voert toegewezen actiepunten uit
  • Notuleert en maakt verslag van de maandelijkse bestuursvergadering
  • Fungeert als vestigings- en postadres van de Stichting en stelt postlijst van externe stukken op en verzorgt ook de verspreiding van ontvangen post naar relevante personen binnen de Stichting
  • Zorgt voor juiste vermelding van alle gegevens die de Stichting aangaan bij de KvK
  • Beheert het archief van de Stichting
  • Houdt de adressenlijsten bij van medewerkers en gasten
  • Houdt de Bestuurlijke jaaragenda bij
  • Zorgt met het dagelijks bestuur voor het opstellen van het jaarverslag
  • Denkt en schrijft mee aan het beleidsplan
  • Heeft contact met de Evangelische Broedergemeente over reservering van de kerk en contact met organisatie van andere gebouwen over reserveringen
  • Bereidt de agenda voor het werkoverleg met vrijwilligers voor.

 Mailingen voor de concerten

  • Diverse mailings aan (gouden) vrienden, eenmalige schenkers, belangstellenden, relaties en gasten in samenwerking met de secretaris van de Stichting Vrienden van de Zeister Muziekdagen
  • Organisatie van de medewerking van vrijwilligers ter ondersteuning van sommige secretariaatstaken.

 Algemeen

  • Is aanwezig bij het werkoverleg met vrijwilligers, dat 4 à 5 x per jaar plaatsvindt
  • Is aanwezig bij concerten en incidenteel masterclasses; kan daar ingezet worden voor allerlei ondersteuning (kaartcontrole, deurwacht, bar, gasten ontvangen)
  • Fondsenwerving bij specifieke fondsen in geval van persoonlijk contact.

 

Functie-eisen/ kennis en vaardigheden

  • Affiniteit met klassieke muziek en kamermuziek in het bijzonder
  • Kan lezen en schrijven met de computer en diverse programma’s (Microsoft office, Sharepoint)
  • Heeft affiniteit met taal, verslaglegging en archivering
  • Heeft uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden
  • Heeft verbindend vermogen om met vrijwilligers te werken
  • Heeft gevoel voor mensen, hun zwakte en hun sterkte
  • Heeft minstens 8 uur per week tijd en is zorgvuldig.

 

Wilt u meer weten over deze functie?

Stuur dan een mail naar: info@zeistermuziekdagen.nl of neem contact op met de voorzitter Liselotte Pesch: 06 - 535 87 953.